Comment organiser une conférence virtuelle avec un budget restreint

0
159

<! –->

Des grandes foires commerciales comme Think Digital d'IBM aux webinaires en passant par les sessions Google Meet conviviales avec de petits groupes de pairs du secteur, toutes les conférences sont désormais des conférences numériques.

Et cela égalise les règles du jeu à bien des égards.

Les entreprises qui n'ont normalement pas les moyens de réserver un lieu et d'accueillir une conférence peuvent désormais planifier un événement rapidement et à moindre coût. Les gens qui ne dépenseraient jamais d'argent pour traverser le pays pour participer à ces salons commerciaux peuvent y assister en quelques clics.

Tout cela était possible avant le verrouillage, mais l'intérêt pour les conférences virtuelles était loin d'être le même qu'aujourd'hui:

Données Google Trends pour "conférence virtuelle".

S'il y a jamais eu un bon moment pour ajouter des conférences virtuelles à votre mix marketing, c'est maintenant.

L'intérêt est en hausse et de nombreux services de vidéoconférence sont actuellement gratuits ou à prix réduit. Sans oublier, les conférences virtuelles conserveront probablement une partie de leur popularité dans un monde post-pandémique comme alternative plus rentable à la réalité.

Dans cet esprit, voici un guide étape par étape pour commencer avec rien d'autre que votre expertise et un budget de cordes à chaussures:

Partie 1: Planifier la conférence

Vous devez répondre à 5 questions clés lors de la planification d'une conférence virtuelle:

  1. Qui voulez-vous assister à votre conférence?
  2. De quoi parlera votre conférence?
  3. Quel format utiliserez-vous?
  4. Comment cela aidera-t-il les objectifs de votre entreprise?
  5. Devriez-vous facturer votre conférence?

Parcourons le processus de réflexion impliqué dans chacun:

1. Qui souhaitez-vous assister à votre conférence?

Votre public idéal doit être sélectionné en fonction de vos objectifs commerciaux. Par exemple, Brafton est une agence de marketing. Nous pourrions tirer le meilleur parti du ciblage des responsables marketing qui apprendraient de nous et bénéficieraient potentiellement de nos services.

Si nous le voulions, nous pourrions être encore plus précis et faire de notre public cible des responsables marketing dans les sociétés de logiciels et informatiques moyennes entreprises, mais ce n'est pas nécessairement le cas.

Vous pouvez lancer un filet aussi large (ou étroit) que cela a du sens pour votre industrie, vertical, marché, objectifs commerciaux actuels, etc.

Quoi qu'il en soit, le contenu de votre conférence doit être pertinent pour votre public.

2. Sur quoi portera votre conférence?

Votre thème peut être aussi large ou spécifique ici que cela a du sens pour votre public.

Parfois, choisir un thème spécifique (par exemple, la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les PME au cours de l'année COVID-19) peut aider à différencier votre conférence des événements concurrents. Il peut également aider à guider la discussion si vous avez l'intention de faire participer des conférenciers invités.

Mais en restreignant la concentration de votre sujet, vous pouvez potentiellement exclure certaines factions de votre public.

Cela pourrait être bien si vous êtes dans une super niche verticale.

Mais si vous servez des clients dans de nombreux secteurs, nous vous recommandons de commencer par un sujet légèrement plus large avant de vous concentrer sur des segments spécifiques, afin de garder le contenu pertinent pour un public plus large.

Voici quelques exemples de thèmes d'actualité qui sont ciblés, mais qui peuvent toujours s'appliquer à plusieurs industries:

  • Conserver vos nouveaux clients e-commerce après la pandémie.
  • Débiteurs: meilleures pratiques jusqu'au troisième trimestre
  • Planification de la capacité informatique en période d'incertitude.
  • Gérer un budget marketing au lendemain d'une crise.
  • Gestion de la chaîne d'approvisionnement à l'époque de COVID-19.

3. Quel format utiliserez-vous?

Il y a beaucoup de marge de manœuvre dans votre définition de «conférence virtuelle», et tout autant de liberté pour adapter le format à ce qui convient le mieux à votre thème.

Vous pouvez organiser un webinaire d'une heure ou un atelier numérique sur un sujet spécifique, comme l'un des exemples que nous avons énumérés ci-dessus. Alternativement, vous pouvez organiser un événement de type table ronde, où vous recrutez des experts de l'industrie et des influenceurs pour répondre aux questions soumises par le public à l'avance (ou en direct).

Si vous prévoyez d'avoir un petit groupe (5-10 personnes), vous voudrez peut-être allouer un certain temps pour répondre à une question partagée par chaque participant.

Vous pouvez également essayer de tout faire avec une liste d'une journée complète de présentations virtuelles, d'ateliers et de conférenciers principaux. Cela nécessiterait plus de travail – publier un calendrier des événements sur votre site que les participants peuvent utiliser, configurer des inscriptions pour vous assurer d'avoir suffisamment d'espace dans la salle de réunion virtuelle, coordonner les horaires de vos conférenciers, etc. Tout cela est réalisable si vous avez une certaine influence dans votre industrie et possédez les ressources nécessaires pour exécuter.

Vous savez mieux quel type de demande vous pouvez générer pour votre événement et, d'ailleurs, combien de ressources vous devez y consacrer.

Mais si vous êtes nouveau dans ce domaine, nous vous recommandons de commencer petit et d'utiliser la taille de votre événement à votre avantage (c'est-à-dire que vous pouvez fournir un niveau d'attention et d'assistance plus profond aux participants). De plus, commencer petit vous aidera à éliminer les plis et à réduire les risques.

Autres conseils à garder à l'esprit:

  • Les participants peuvent être un peu timides, alors faites ce que vous pouvez pour qu'ils se sentent à l'aise, même si cela leur permet de soumettre des questions en direct via le chat.
  • N'oubliez pas de partager votre écran lorsque vous extrayez des données ou expliquez les fonctionnalités de certains logiciels. Ces démonstrations étape par étape ont une grande valeur pour votre public.
  • Enregistrez votre événement afin de pouvoir le partager plus tard en tant que ressource. Assurez-vous simplement de nier le fait que l'événement sera enregistré, soit dans l'invitation, soit au début de la conférence.
  • Si vous prévoyez de faire une démonstration plus pratique – de l'équipement ou de l'artisanat par exemple, planifiez soigneusement les angles et l'éclairage de votre caméra pour vous assurer que le public peut suivre à tout moment.

4. Comment cela aidera-t-il les objectifs de votre entreprise?

Créer une conférence virtuelle, en particulier une petite qui ne dure que quelques heures ou moins, n'est pas très difficile, et il y a beaucoup plus à gagner qu'à perdre.

Les prospects apprécieront vos idées, surtout si vous adoptez une approche interactive où vous pouvez aider le public à résoudre des problèmes spécifiques du monde réel.

Cela dit, vous faites cela dans le but final d'aider votre entreprise, et vous devez avoir un plan pour faciliter les relations à plus long terme avec les participants.

Par exemple, si vous avez rendu votre événement public sur le Web en le publiant sur votre site, vous pouvez ajouter des inscrits à votre liste de diffusion.

Si, en revanche, l'événement était privé et que les invitations ont été distribuées par e-mail aux contacts existants, envoyez un e-mail post-événement à ceux qui ont participé:

  • Les remercier d'avoir rejoint l'événement.
  • Transmettre les ressources que vous avez référencées pendant l'événement, y compris l'enregistrement, le matériel de diapositives et toute autre garantie connexe utile.
  • Plus important encore, encourager ceux qui étaient présents à tendre la main individuellement pour toute question de suivi.

Ce dernier élément est crucial. Cela vous permet de poursuivre votre conversation avec le prospect, en le mettant potentiellement en contact avec d'autres experts en la matière dans votre organisation et en fin de compte, en les approfondissant dans l'entonnoir des ventes.

5. Devriez-vous facturer votre événement?

Probablement pas.

À moins que vous ayez 100% confiance dans le poids de votre entreprise et sa capacité à générer une forte participation (malgré le mur de paiement) qui apaisera les sponsors, vous feriez mieux de vous en tenir à un modèle de bonne volonté.

Cela est particulièrement vrai lors d'une pandémie, en particulier si le contenu de cette conférence est lié à COVID-19.

Partie 2: Lancement de votre événement

Maintenant que nous avons couvert les bases de la planification d'une conférence, examinons les ressources réelles impliquées dans son exécution.

Les outils dont vous aurez besoin varient en fonction de l'échelle et de la complexité de l'événement. Mais au minimum, vous devrez très probablement:

  1. Téléchargez et installez le logiciel de vidéoconférence.
  2. Assemblez un jeu de diapositives et d'autres matériaux.
  3. Activez l'enregistrement.
  4. Faites la promotion de votre conférence.

Creusons:

1. Téléchargez et installez le logiciel de visioconférence

Si vous prévoyez d'organiser un événement interactif (ce qui signifie que les utilisateurs peuvent participer), vous aurez besoin d'un logiciel de conférence Web doté de fonctionnalités de partage audio, vidéo et d'écran.

Si vous n'êtes pas encore inscrit à un logiciel de visioconférence, voici quelques options totalement gratuites pour les utilisateurs en ce moment:

  • Google Meet for Business: De loin la meilleure option, Google Meet for Business est entièrement gratuit jusqu'au 30 septembre et prendra en charge jusqu'à 250 utilisateurs pour une durée illimitée.
  • Zoom: La version de base est gratuite et permet jusqu'à 100 participants, mais coupe environ 40 minutes.
  • Skype: Gratuit jusqu'à 50 utilisateurs pour une durée illimitée.
  • Uberconférence: Gratuit jusqu'à 50 utilisateurs pour une durée illimitée.

Assurez-vous d'effectuer un test sur la plate-forme à l'avance pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et que vous connaissez les fonctionnalités.

Si votre conférence sera plus dans un format de diffusion (un présentateur, de nombreux téléspectateurs), nous vous recommandons d'utiliser Facebook Live ou Twitch. YouTube Live est également une option viable, mais le processus de partage de votre écran est un peu plus complexe (au moins au moment de la rédaction de cet article).

2. Assemblez un jeu de diapositives et d'autres matériaux

Vous voudrez peut-être des aides visuelles et des données à l'écran pour sauvegarder les points que vous faites.

Tant que vous disposez d'une plateforme de conférence avec partage d'écran, vous ne devriez avoir aucune difficulté à partager ce diaporama pendant votre présentation.

Certains des meilleurs outils gratuits incluent:

Vous pouvez également envisager de rassembler des documents supplémentaires ou des articles de blog que vous pouvez partager avec votre public via le chat pendant l'événement.

3. Activer l'enregistrement

Cela peut être aussi complexe que la création d'une page de destination d'inscription qui se ferme automatiquement après qu'un certain nombre de personnes se sont inscrites, ou aussi simple que l'envoi d'un e-mail à l'un de vos segments de liste de messagerie et l'ajout des 50 premiers répondants à une invitation d'agenda avec un lien de conférence ou de canal.

Quoi qu'il en soit, assurez-vous d'avoir un système en place pour a) rendre l'inscription disponible à votre public et b) transmettre les informations sur l'événement et un calendrier d'invitation à ceux qui s'inscrivent.

(Soit dit en passant, lorsque vous créez l'événement de calendrier, assurez-vous de masquer les informations de contact de vos participants.)

En tant que meilleure pratique, envoyez un e-mail de confirmation aux nouveaux inscrits, leur faisant savoir qu'ils sont inscrits et ce qu'ils doivent rechercher. Plus le processus est facile et direct, mieux c'est.

4. Faites la promotion de votre conférence

Vos efforts de promotion dépendront du nombre de personnes que vous prévoyez d'avoir.

Si vous avez pris grand soin d'inviter certains segments de vos listes de diffusion à une session de questions-réponses confortable avec vos experts internes, par exemple, il n'est pas nécessaire de promouvoir la conférence sur votre site Web et votre blog. Quelques courriels menant à l'événement suffiront.

Si vous prévoyez une production complète, avec une allocution sur Skype, des ateliers numériques à différents moments de la journée, etc., vous devrez tout faire. Cela signifie créer des pages de destination, des articles de blog et peut-être même un centre de ressources en ligne accessible uniquement aux participants.

Sans oublier, vous devrez probablement passer par la difficulté de solliciter des sponsors afin de ne pas prendre trop de coup financièrement.

Il est maintenant temps de penser de manière créative aux événements virtuels

Demandez-vous: quel type de conférence mon entreprise peut-elle organiser avec des ressources gratuites ou bon marché qui seront réellement utiles aux participants?

Il n'est pas nécessaire que ce soit l'événement le plus grand, le plus long ou le plus étoilé; il doit juste être le plus utile.

La plupart des entreprises et des consommateurs n’ont pas d’argent à jeter pour les conférences de mise en état ou quelque chose qui peut ou non être intéressant. Ils se débarrassent du contenu fluff.

Rendez vos participants potentiels confiants qu'ils obtiendront une valeur directe – par exemple, résolvez certains de leurs problèmes, apprenez des compétences qui vous aideront immédiatement ou découvrez de nouvelles ressources – de votre événement.

Considérez-le comme du marketing de contenu avec une caméra.

C'est bon marché, facile, peu contraignant, mais potentiellement très précieux pour votre public.

Qu'avez-vous à perdre?